Hysbysiad Preifatrwydd

Sut ydym yn defnyddio gwybodaeth cwsmer

Byddwn yn gofyn am ffurflen bwcio wedi’i llenwi ar gyfer pob bwcio. Bydd y ffurflen bwcio’n gofyn am ganiatâd pob disgybl. Bydd hyn yn cynnwys:

enw
dyddiad geni
cyfeiriad
rhifau ffôn
enw a manylion cysylltu â’r perthynas agosaf
gwybodaeth feddygol fel alergedd, anghenion diet, moddion, salwch neu driniaeth a all fod yn berthnasol i’r gweithgareddau rydych yn eu gwneud
llun a chaniatâd cyfryngau cymdeithasol

Bydd ffurflenni bwcio wedi’u llenwi yn cael eu hanfon atom yn electronig, yn bersonol neu trwy’r post a byddant yn cael eu storio’n ddiogel. Yn ystod y gweithgaredd a archebwyd, bydd yr wybodaeth ganlynol yn cael ei rannu, un ai ar bapur neu’n electronig, gyda’r hyfforddwr yn sicrhau y gellir cyfeirio ato yn ystod gweithgaredd ac mewn achos meddygol brys:

enw’r cwsmer a rhif cysylltu
perthynas agosaf a manylion cysylltu
gwybodaeth feddygol sy’n berthnasol i’r gweithgaredd sy’n cael ei wneud

Unwaith y bydd y gweithgaredd neu’r cwrs wedi’i gyflawni bydd yr hyfforddwr yn dileu unrhyw wybodaeth o’u dyfais electronig, a bydd gwybodaeth bapur yn cael ei storio’n ddiogel yn y ganolfan.

Pam ydym yn casglu a defnyddio’r wybodaeth hon

Rydym yn defnyddio eich data:

i’ch darparu gyda’r gwasanaethau mae gennych gontract amdanynt
i sicrhau bod triniaeth feddygol briodol yn cael ei ddarparu neu ei geisio
i sicrhau bod unrhyw anghenion diet, gan gynnwys alergedd yn cael eu cyfarfod
i asesu ansawdd ein gwasanaethau
i gydymffurfio gyda’r gyfraith ynghylch rhannu data
pan fo caniatâd penodol yn cael ei roi fe allwn ddefnyddio delweddau a/neu fideo ar ein gwefan neu rwydweithiau cyfryngau cymdeithasol

Y sylfaen cyfreithiol rydym yn ei ddefnyddio i ddefnyddio’r wybodaeth

Rydym yn prosesu data yn unol â deddfwriaeth. Mae erthygl 6 GDPR yn nodi’r sylfaen cyfreithiol ar gyfer prosesu data personol. Rydym yn dibynnu ar y rhesymau canlynol:

Caniatâd – mae’r rhiant / gofalwr wedi rhoi caniatâd clir i ni brosesu data personol y plentyn ar gyfer pwrpas penodol.
Oblygiad cyfreithiol – mae prosesu’n angenrheidiol er mwyn i ni gydymffurfio â’r gyfraith (heb gynnwys oblygiadau cytundebol)
At berwyl ein diddordeb cyfreithiol
Mae sylfaen cyfreithiol prosesu Data Categori Arbennig (data meddygol) wedi’u nodi yn Erthygl 9 GDPR. Rydym yn dibynnu ar y sylfaeni canlynol:
Mae’r unigolyn / rhiant / gofalwr wedi rhoi caniatâd clir i brosesu eu data personol ar gyfer un neu fwy bwrpas a nodwyd.

Casglu gwybodaeth disgybl

Tra bo’r mwyafrif o’r wybodaeth rydych yn ei ddarparu i ni yn angenrheidiol er mwyn eich darparu gyda’r gwasanaethau rydych wedi gofyn amdanynt, gall peth ohono gael ei ddarparu’n wirfoddol. Er mwyn cydymffurfio â Rheoliadau Amddiffyn Data Cyffredinol, byddwn yn eich hysbysu a oes angen i chi ddarparu gwybodaeth cwsmer penodol i ni neu a oes dewis i chi wneud hyn.

Storio data cwsmer

Rydym yn storio ein data ar gyfrifiaduron diogel ac mewn cofnodion papur sy’n cael eu diogelu’n ffisegol. Mae angen i ni yn gyfreithiol storio data personol amdanoch ar ôl y cwrs neu mae’r gweithgaredd wedi dod i ben. Er mwyn cyfarfod yr oblygiadau hyn, rydym yn cadw data cwsmer am 7 mlynedd cyn ei ddinistrio’n ddiogel.

Gyda phwy rydym yn rhannu gwybodaeth cwsmer

Byddwn yn rhannu gwybodaeth cysylltu a meddygol perthnasol gyda hyfforddwyr mae gennym gontract gyda hwy ac sy’n gweithio gyda chi ar eich cwrs neu weithgaredd. Heblaw i gyfarfod oblygiadau cyfreithiol neu reolaethol, nid ydym yn rhannu eich gwybodaeth gydag unrhyw gorff neu sefydliad allanol.

Gofyn i gael gweld eich data personol

O dan ddeddfwriaeth amddiffyn data, mae gan gwsmeriaid hawl i gael gweld yr wybodaeth sydd gennym amdanynt. Cysylltwch â ni’n uniongyrchol i ofyn am eich gwybodaeth bersonol neu i gael gweld eich data.

Gofynnwn i chi gysylltu â ni yn gyntaf os oes gennych bryder ynghylch y modd rydym yn casglu neu ddefnyddio eich data personol. Fel arall, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth https://ico.org.uk/concerns/